DÉCISION nº 2008-PDG-0036
ÉLISE PÉPIN ET ASSOCIÉS INC., personne morale légalement constituée ayant son siège social et son principal établissement au 430, rue Sherbrooke Est, Montréal (Québec) H2L 1J6
DÉCISION
(art. 115, Loi sur
la distribution de produits
et services financiers,
L.R.Q., c. D-9.2)
LES FAITS CONSTATÉS ET LES MANQUEMENTS REPROCHÉS :
Le 21 septembre 2007, l’Autorité des marchés financiers (ci-après l’« Autorité ») rendait à l’encontre du cabinet Élise Pépin et associés inc. (ci-après « Élise Pépin ») une décision interlocutoire en vertu de l’article 115 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers (ci-après la « LDPSF »);
La décision interlocutoire signifiée le 21 septembre 2007 était rendue en raison de l’urgence de la situation qui prévalait alors au sein du cabinet;
Cette décision prévoyait la nomination par intérim de Madame Josée Pothier à titre de dirigeante responsable du cabinet Élise Pépin, jusqu’à ce que le cabinet fournisse à l’Autorité le nom du dirigeant responsable qu’il entendait nommer en remplacement de Madame Élise Pepin et que cette nomination ait été approuvée par l’Autorité;
Le même jour, soit le 21 septembre 2007, l’Autorité rendait à l’encontre du cabinet Élise Pépin un avis (ci-après l’« avis ») en vertu de l’article 117 de la LDPSF, préalablement à l’émission d’une décision permanente en vertu de l’article 115 de la LDPSF;
Les éléments ayant motivé l’émission de la décision interlocutoire rendue à l’endroit du cabinet
Élise Pépin sont semblables à ceux de l’avis;
Ainsi, les faits constatés et les manquements reprochés au cabinet Élise Pépin qui apparaissent à l’avis signifié le 21 septembre 2007 sont établis de la manière suivante :
FAITS CONSTATÉS
1. Le cabinet Élise Pépin détient une inscription auprès de l’Autorité portant le numéro 507443, dans les disciplines de l’assurance de personnes et de l’assurance collective de personnes. À ce titre, il est régi par la Loi sur la distribution de produits et services financiers (ci-après la
« LDPSF »);
2. Madame Élise Pepin est présidente, seule administratrice et dirigeante responsable du cabinet.
Elle détient un certificat auprès de l’Autorité lui permettant d’agir à titre de représentante dans les disciplines de l’assurance de personnes, de l’assurance collective de personnes et du courtage en épargne collective;
3. Le 12 septembre 2007, l’Autorité recevait une dénonciation de la part de la Chambre de la sécurité financière à l’effet que la protection des consommateurs était compromise, du fait que le cabinet et sa dirigeante n’agissaient pas avec soin et compétence;
4. Il appert de cette dénonciation que des employés du cabinet ont constaté que diverses personnes, qui ne sont pas à l’emploi du cabinet, auraient accès aux locaux où sont conservés les dossiers des clients;
5. En effet, un va-et-vient continuel dans les locaux abritant le cabinet serait non seulement toléré, mais encouragé par la dirigeante responsable;
6. Par ailleurs, trois ou quatre ordinateurs dans lesquels étaient compilées plusieurs informations confidentielles au sujet des clients se seraient retrouvés, pour des raisons obscures, entre les mains de tiers;
7. Dans ces circonstances, l’Autorité craint que la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers clients ne soit pas respectée;
8. L’article 13 du Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome (Règlement no 9) prévoit d’ailleurs que le cabinet qui utilise l’informatique ou toute autre technique de traitement de données doit prendre toutes les mesures nécessaires pour en empêcher la perte, la destruction ou la falsification des écritures;
9. Rappelons également que l’article 30 de la LDPSF prévoit qu’un représentant en assurance qui agit pour le compte d’un cabinet ne peut, dans un établissement du cabinet, exercer ses activités à ce titre qu’à un endroit désigné à cette fin et où la confidentialité est assurée;
10. Aussi, en vertu de l’article 85 de la LDPSF, il revient au cabinet et à ses dirigeants de veiller à la discipline de leurs représentants et de s’assurer que ceux-ci agissent conformément à la LDPSF et à ses règlements;
11. La dénonciation reçue de la part de la Chambre de la sécurité financière inquiète l’Autorité qui a notamment pour mission, de veiller à la protection du public relativement à l’exercice des activités régies par la LDPSF;
12. L’Autorité a pour responsabilité de voir à l’application des dispositions de la LDPSF et de ses règlements auxquelles est assujetti le cabinet Élise Pépin;
13. Par ailleurs, plusieurs employés du cabinet Élise Pépin ont constaté que la dirigeante responsable […] pendant les heures de travail et dans les locaux abritant le cabinet;
14. Il appert également que Madame Élise Pepin aurait eu un comportement hautement déplacé envers son personnel et envers certains clients;
15. En tant que dirigeante du cabinet, Madame Élise Pepin doit faire preuve de probité, elle doit agir avec soin et compétence et veiller à la discipline des représentants du cabinet en s’assurant que ceux-ci agissent conformément à la LDPSF et à ses règlements;
16. Il fut également porté à la connaissance de l’Autorité qu’en raison des faits mentionnés ci-dessus, entre le 8 et le 23 août 2007, tous les employés du cabinet ont exercé un droit de refus au travail;
17. Compte tenu de ce qui précède, l’Autorité considère que Madame Élise Pepin n’est plus apte à agir comme dirigeante responsable du cabinet;
18. Or, en vertu de l’article 86 de la LDPSF, un cabinet doit veiller à ce que ses dirigeants agissent conformément à cette loi et à ses règlements. Par conséquent, le cabinet Élise Pépin aurait dû agir de manière à pourvoir au remplacement de Madame Pepin en tant que dirigeante responsable du cabinet;
19. Vu la gravité de la situation et l’importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers clients, l’Autorité considère que la protection du public exige une intervention de sa part;
MANQUEMENTS REPROCHÉS AU CABINET ÉLISE PÉPIN ET ASSOCIÉS INC. TEL QU’APPARAISSANT À L’AVIS SIGNIFIÉ LE 21 SEPTEMBRE 2007.
20. En vertu de l’article 84 de la LDPSF, un cabinet et ses dirigeants sont tenus d’agir avec honnêteté et loyauté dans leurs relations avec leurs clients. Ils doivent agir avec soin et compétence. Compte tenu des faits mentionnés un peu plus tôt, l’Autorité considère que la dirigeante responsable du cabinet n’a plus la probité ni l’aptitude nécessaires à agir avec soin et compétence;
21. En raison de la situation dans laquelle se trouve actuellement Madame Pepin et plus particulièrement en raison de son comportement, l’Autorité considère qu’elle n’est pas en mesure de veiller à la discipline des représentants du cabinet ni de s’assurer que ceux-ci agissent conformément à la LDPSF et à ses règlements, le tout contrairement aux dispositions de l’article 85 de la LDPSF;
22. En vertu de l’article 86 de la LDPSF, il est du devoir d’un cabinet de veiller à ce que ses dirigeants et employés agissent conformément à la LDPSF et à ses règlements. Dans les circonstances, le cabinet Élise Pépin est en défaut de respecter l’article 86 de la LDPSF;
23. En raison du va-et-vient continuel dans les locaux où sont conservés les dossiers clients, lequel est toléré et même encouragé par la dirigeante responsable, les représentants en assurance qui agissent pour le compte du cabinet ne peuvent exercer leurs activités à ce titre dans un endroit désigné à cette fin et où la confidentialité est assurée, le tout contrairement aux dispositions de l’article 30 de la LDPSF;
24. La disparition de certains ordinateurs utilisés par le cabinet pour la compilation de données confidentielles fait en sorte que l’article 13 du Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome, qui prévoit que le cabinet qui utilise l’informatique ou toute autre technique de traitement de données doit prendre toutes les mesures nécessaires pour en empêcher la perte, la destruction ou la falsification des écritures, n’est pas respecté;
LES OBSERVATIONS PRÉSENTÉES À L’AUTORITÉ :
Dans son avis signifié le 21 septembre 2007, l’Autorité donnait au cabinet Élise Pépin l’opportunité de lui transmettre ses observations par écrit, le ou avant le 9 octobre 2007;
Ainsi, le 9 octobre 2007, Élise Pépin, par l’entremise de son procureur, Me Ian-Kristian Ladouceur, faisait parvenir à l’Autorité, sous forme écrite, ses observations en réponse à l’avis;
Le 18 décembre 2007, le cabinet, représenté par son procureur, bénéficiait de l’opportunité de présenter un complément à ses observations, lors d’une rencontre tenue aux bureaux de l’Autorité;
Suite à cette rencontre, Me Ian-Kristian Ladouceur transmettait, le 21 décembre 2007, les observations finales du cabinet accompagnées d’une copie […], ainsi qu’une copie d’une lettre de la compagnie Kronos, confirmant que le cabinet utilise l’application Kronos Web depuis décembre 2005, afin de stocker et sécuriser l’ensemble des informations relatives à la clientèle du cabinet;
Sans limiter la généralité des observations présentées par Élise Pépin, celles-ci peuvent se résumer comme suit :
• Madame Élise Pepin, présidente et dirigeante responsable du cabinet, exerce les activités de vente d’assurance de personnes et d’assurance collective de personnes depuis dix-sept (17) ans. En aucun temps, elle n’a fait l’objet d’une dénonciation, d’une plainte et/ou d’une radiation;
• Madame Pepin fut par le passé récipiendaire de nombreux prix d’excellence témoignant de son comportement exemplaire, de ses qualités exceptionnelles et de son professionnalisme auprès de sa clientèle et du marché des assurances;
• Toutefois, suite […], une série d’évènements malencontreux sont survenus dans la vie personnelle et professionnelle de cette dernière, ce qui a amené Madame Pepin […];
• Relativement au vol d’ordinateurs, la disparition des ordinateurs n’a eu aucune conséquence pour les consommateurs, ce qui a été ultérieurement confirmé par l’Autorité;
• Par ailleurs, des mesures de sécurité additionnelles ont été prises et tous les mots de passe sur les ordinateurs seront changés automatiquement une fois par mois;
• De plus, tous les ordinateurs des employés du cabinet qui sont présentement en invalidité et/ou qui ont quitté le cabinet sont verrouillés;
• Élise Pépin nie que des personnes autres que des employés du cabinet auraient eu accès à des documents confidentiels et à la salle des dossiers, admettant toutefois que des tiers ont pu avoir accès aux locaux abritant le cabinet;
• Tous les bureaux du cabinet, y compris sa salle des dossiers, sont fermés sous clés et seuls les employés autorisés y ont accès;
• Élise Pépin nie formellement que sa dirigeante responsable aurait […] dans le cadre de ses activités professionnelles et affirme qu’en aucun temps, cette dernière aurait pu montrer des comportements qui mettraient en doute son intégrité professionnelle et son code d’éthique;
• Enfin, la position finale d’Élise Pépin est à l’effet que Madame Pepin devrait être réintégrée dans ses fonctions de dirigeante responsable du cabinet dès maintenant, cette argumentation s’appuyant sur le […];
• Subsidiairement,
Madame Josée Pothier,
l’actuelle dirigeante responsable du
cabinet par intérim, accepterait de continuer
le mandat qui lui a été confié par l’Autorité, et ce, jusqu’à la réintégration
de Madame Pepin;
LES COMMENTAIRES DE L’AUTORITÉ À LA SUITE DES OBSERVATIONS QUI LUI ONT ÉTÉ PRÉSENTÉES :
L’Autorité a étudié attentivement toutes les observations présentées par Élise Pépin et tous les documents que son procureur lui a transmis;
L’Autorité doit considérer que préalablement […], madame Élise Pepin a dû faire face à d’importantes mesures en raison […];
L’Autorité prend en considération l’opinion du […] préparé le 21 décembre 2007, par lequel il conclut qu’en raison […], Madame Pepin est actuellement apte à reprendre les activités habituelles reliées à sa profession;
L’Autorité retient également du […] que Madame Pepin est […];
L’Autorité retient enfin des propos [...] qu’il est primordial pour Madame Pepin […];
Par ailleurs, l’Autorité a procédé aux vérifications appropriées relativement à la sécurité des informations contenues dans les dossiers clients du cabinet et elle n’entretient plus d’inquiétude à ce sujet;
L’Autorité rappelle qu’elle a pour mission de veiller à la protection du public relativement à l’exercice des activités régies par la LDPSF et que c’est précisément le but ultime de son intervention dans le dossier en l’espèce;
L’Autorité considère qu’elle doit s’assurer que Madame Pepin suit […], avant de réintégrer celle-ci dans ses fonctions de dirigeante responsable du cabinet;
L’intérêt du public exige que l’Autorité s’assure de la constance de madame Élise Pepin de […]. Seul l’écoulement du temps saura rassurer l’Autorité;
L’Autorité souligne enfin que, de manière intrinsèque, les responsabilités assumées par le dirigeant d’un cabinet requiert un degré supérieur de professionnalisme et d’habileté, rappelons que cette fonction est garante de la conformité au sein du cabinet et par conséquent, de la protection du public;
Enfin, l’Autorité considère que les faits au dossier lui imposent de rendre la présente décision dans l’intérêt du public;
LA DÉCISION :
CONSIDÉRANT l’article 115 de la LDPSF, qui se lit comme suit :
« L'Autorité peut radier une inscription pour une discipline donnée, la suspendre ou l’assortir de restrictions ou de conditions, lorsqu’elle estime qu’un cabinet ne respecte pas les dispositions de la présente loi ou de ses règlements ou que la protection du public l’exige.
Elle peut imposer, en plus, au cabinet une pénalité pour un montant qui ne peut excéder 100 000 $. »;
CONSIDÉRANT l’article 117 de la LDPSF, qui se lit comme suit :
« L'Autorité signifie au cabinet un avis d’au moins 15 jours de la date à laquelle il pourra présenter ses observations.
L’avis mentionne les faits qui sont reprochés au cabinet. »;
CONSIDÉRANT l’article 84 de la LDPSF, qui se lit comme suit :
« Un cabinet et ses dirigeants sont tenus d’agir avec honnêteté et loyauté dans leurs relations avec leurs clients.
Ils doivent agir avec soin et compétence. »;
CONSIDÉRANT l’article 85 de la LDPSF, qui se lit comme suit :
« Un cabinet et ses dirigeants veillent à la discipline de leurs représentants. Ils s’assurent que ceux-ci agissent conformément à la présente loi et à ses règlements. »;
CONSIDÉRANT l’article 86 de la LDPSF, qui se lit comme suit :
« Un cabinet veille à ce que ses dirigeants et employés agissent conformément à la présente loi et à ses règlements. »;
CONSIDÉRANT l’article 184 de la LDPSF, qui se lit comme suit :
« L’Autorité a pour mission de veiller à la protection du public relativement à l’exercice des activités régies par la présente loi.
Elle voit à l’application des dispositions de la présente loi et de ses règlements auxquelles sont assujettis les titulaires de certificat, les cabinets ainsi que les représentants autonomes et les sociétés autonomes. »;
CONSIDÉRANT la protection du public et le fait qu’il y ait lieu pour l’Autorité de s’assurer que la LDPSF
et ses règlements soient respectés;
Il convient pour l’Autorité d’ (de) :
ASSORTIR l’inscription du cabinet Élise Pépin des conditions suivantes :
• Madame Élise Pepin ne pourra reprendre ses fonctions de dirigeante responsable du cabinet avant le 1er juin 2008;
• D’ici là, le cabinet devra transmettre à l’Autorité, en date du 30 avril 2008, un suivi relatif au […] Le document produit et signé […], devra confirmer que madame Élise Pepin a rigoureusement respecté […] et devra confirmer à l’Autorité que madame Élise Pepin sera apte à reprendre ses fonctions de dirigeante responsable du cabinet au 1er juin 2008;
• S’il s’avérait qu’en date du 31 mai 2008, […] était d’avis que Madame Élise Pepin n’est pas apte à reprendre ses fonctions de dirigeante responsable du cabinet, il est entendu que l’Autorité devra en être avisée sans délai;
NOMMER par intérim, jusqu’au 1er juin 2008, Madame Josée Pothier à titre de dirigeante responsable du cabinet Élise Pépin, étant entendu que les frais et honoraires encourus à cette fin seront à la charge du cabinet;
L’Autorité se réserve le droit de prendre toute autre mesure ou de rendre toute autre ordonnance qu’elle jugera appropriée, si besoin est.
Cette décision prend effet immédiatement et est exécutoire malgré appel.
Fait le 7 février 2008
Jean St-Gelais
Président-directeur général
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En vertu de l’article 119 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers, vous pouvez en appeler de cette décision devant la Cour du Québec.
En vertu de l’article 121 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers, l’appel de la présente décision ne suspend pas son exécution à moins qu’un juge de la Cour du Québec n’en décide autrement.
En vertu de l’article 122 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers, votre appel sera formé par le dépôt d’un avis à cet effet auprès de l’Autorité des marchés financiers, dans les 30 jours de la date de signification de la présente décision.
Le cas échéant, veuillez transmettre votre avis à l’adresse suivante :
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Si vous avez besoin d’information, vous pouvez communiquer avec Me Marie-Hélène Lajoie, par téléphone au 1-877-525-0337 poste 2519, par télécopieur au (418) 647-1125 ou par courrier électronique à marie-helene.lajoie@lautorite.qc.ca. |